Herramientas de business intelligence y su importancia para la toma de decisiones estratégicas

Para tomar las mejores decisiones y adaptarlas a la estrategia de tu empresa o negocio, es necesario que puedas apoyarte en datos que te proporcionen la información que necesitas. Te contamos cómo las herramientas de Business Intelligence pueden ayudarte con ello para que logres sacarles el máximo rendimiento.

¿Qué son las herramientas de business intelligence y por qué son cruciales?

Definiendo el Business Intelligence (BI): Más allá de los datos

Las herramientas de business intelligence son plataformas tecnológicas que permiten recoger, transformar, analizar y visualizar los datos procedentes de distintas fuentes para convertirlos en conocimiento accionable. Es decir, no solo recogen los datos y los analizan, los traducen para que puedan entenderse de forma sencilla y que con ellos puedas tomar decisiones adecuadas para tu negocio. A través del BI es posible comprender cómo ha funcionado la empresa remontándose atrás en el tiempo para que sea capaz de interpretar cómo está actuando en el presente y ser capaz de predecir el futuro o las acciones que realizará de una forma más certera.

Beneficios tangibles de integrar herramientas de inteligencia de negocios

Usar BI en tu empresa presenta distintas ventajas que es importante que conozcas, en primer lugar, su implementación permite mejorar la transparencia operativa. Dicho de otro modo, a través de estas herramientas se pueden monitorizar los KPI en tiempo real, de forma que se puede reaccionar de forma rápida ante tendencias que puedan empezar a surgir. Esto hace que sea posible automatizar la generación de informes, con lo que se optimiza la eficiencia y se evita depender de distintos departamentos para análisis que sean rutinarios.
Son sencillas de utilizar, por lo que los usuarios sin un perfil técnico también pueden acceder a la información por su cuenta y explorarla. Todos estos beneficios se manifiestan en uno, que se plantea como el más importante, el de la toma de decisiones estratégicas. Esto se debe a que al apoyarte en datos que son fiables y que pueden visualizarse de forma sencilla, es posible realizar acciones encaminadas a la reducción de riesgos estratégicos y al consiguiente aumento del ROI.

Tipos de herramientas de business intelligence

Para entender mejor el ecosistema BI, conviene clasificar los distintos tipos de herramientas según su función principal:

Herramientas de visualización y cuadros de mando (dashboards)

Son las que te permiten crear dashboards interactivos y visualizaciones dinámicas en las que se puede resumir la información imprescindible de la empresa. Es decir, están destinadas a explorar los KPI principales y responder a las preguntas de negocio sin necesidad de escribir código, algo que logran mediante la creación de gráficos, mapas, tablas y filtros.

Plataformas de reporting y generación de informes

Son aquellas que se encargan de elaborar informes detallados, estructurados y que se programan de manera periódica para que puedan ser distribuidos de manera regular entre las personas que así haya decidido la empresa. Como norma general, suelen mandarse a través del correo electrónico o a través de PDF y presentaciones para que lleguen de forma clara a quién los necesita.

Software de análisis predictivo y minería de datos

Este tipo de herramientas intentan anticipar los escenarios futuros para el negocio, es decir, no solo indican el estado actual de la empresa, sino que mediante técnicas propias de minería de datos, modelos estadísticos y machine learning, son capaces de analizar tendencias. Esto hace que se puedan generar predicciones, detectar anomalías e identificar segmentos que hasta ahora se presentaban con un potencial oculto.

Herramientas ETL (Extract, Transform, Load) para la preparación de datos

Los datos deben prepararse antes de analizarlos o visualizarlos a través de herramientas ETL que permiten extraer la información de distintas fuentes, transformarla a través de una limpieza, unificación y cálculo de métricas y cargarlas en los sistemas adecuados para su interpretación. Por tanto, este tipo de herramientas son fundamentales si se quiere contar con datos de calidad para el análisis que se va a realizar posteriormente.

Características esenciales de las mejores herramientas business intelligence

Como puedes ver, existen distintas herramientas con funcionalidades específicas, por lo que la elección de una u otra dependerá de las características de tu negocio y de los datos que quieras obtener. En este sentido, para que no te equivoques, debes saber que para que una herramienta de BI sea eficaz, debe cumplir ciertas condiciones:

• – Facilidad de uso e interfaz intuitiva: ya que facilita mucho la tarea a los perfiles menos técnicos.
  – Capacidad de integración de datos: debe conectarse con bases de datos, big data, servicios cloud, ERP…
  – Potencia en la visualización y personalización de informes: que permita diseñar dashboards adaptados a diferentes necesidades.
  – Escalabilidad y rendimiento: que soporte desde pequeños proyectos hasta un gran volumen de datos sin degradarse.
  – Seguridad y gobernanza de datos: control de accesos, permisos, cumplimiento normativo y calidad de datos.

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Las herramientas de business intelligence más populares del mercado

Ahora vamos a analizar algunas de las plataformas más reconocidas en el mundo del BI, para que puedas elegir aquella que más se adapte a tus necesidades.

Microsoft Power BI: El estándar de la industria

Power BI, desarrollado por Microsoft, es una de las herramientas de BI más utilizadas gracias a su integración con el ecosistema Office (Excel, Teams, SharePoint) y Azure. Cuenta con una versión gratuita (Desktop) y opciones de pago para empresas. Su principal ventaja es que es capaz de transformar datos con Power Query, modelarlos con DAX y crear dashboards interactivos que pueden compartirse. Además, incorpora funcionalidades de inteligencia artificial: por ejemplo, preguntas en lenguaje natural y generación automática de visualizaciones.

Tableau: Liderando la visualización de datos

Tableau es una de las más conocidas, sobre todo porque cuenta con una interfaz sencilla que te permite crear gráficos muy completos de forma muy fácil, solo arrastrando y soltando. Algo que también podrás hacer con dashboards y análisis de datos, lo que elimina la necesidad de codificar. Los datos son totalmente personalizables, es decir, el usuario puede prepararlos, analizarlos y compartirlos sin necesidad de contar con un departamento de IT para ello. Además, puede integrarse con R o Python para la realización análisis avanzados y modelos predictivos.

Qlik Sense: descubrimiento de datos asociativo

Si necesitas que el descubrimiento de datos sea asociativo y flexible, puedes contar con las ventajas que te ofrece esta herramienta, ya que cuenta con su propio motor asociativo. Esto se traduce en que podrás explorar tus propios datos de forma libre y sin limitación a través de rutas predefinidas. Además, incorpora analítica aumentada mediante IA: su Insight Advisor usa procesamiento de lenguaje natural para generar sugerencias de análisis automáticamente, y también dispone de AutoML para modelos predictivos. A través de estas funcionalidades podrás crear cuadros de mando interactivos, acceder desde dispositivos móviles y diseñar aplicaciones analíticas ya que se puede adaptar a distintos entornos.

Otras soluciones destacadas: SAP BusinessObjects, Looker, MicroStrategy…

Aunque estas sean las herramientas más interesantes que podrás encontrar en la actualidad, lo cierto es que existen otras tantas que también resultan relevantes a la hora de usar BI:

• – SAP BusinessObjects es una suite de BI que ofrece reporting, análisis, y gestión de rendimiento. Proviene de Business Objects, adquirida por SAP, e incluye una capa semántica (“universo”) para simplificar el acceso a los datos para usuarios finales.
  – Google Looker Studio (ahora parte de Google Cloud) es una plataforma de BI que permite modelar datos mediante LookML y crear visualizaciones, informes y dashboards con una visión centralizada.
  – MicroStrategy está enfocada en el análisis empresarial, ya que puede realizar reporting, visualización y analítica avanzada.

También destacan otras como SAS Visual Analytics, IBM Cognos Analytics o ThoughtSpot, que combinan reporting, descubrimiento de datos y análisis con ML o búsqueda-conversacional (en el caso de ThoughtSpot).

Cómo elegir las herramientas de business intelligence adecuadas para tu organización

Evaluación de necesidades y objetivos empresariales

Antes de decantarte por alguna de ellas, lo más importante es definir qué es lo que necesitas realmente, es decir, qué funcionalidades de cada una de ellas pueden resultarte interesantes para tu negocio para que puedas sacarle el máximo partido. Del mismo modo, es importante que tengas claro quiénes van a usarla y los conocimientos que tienen. Una vez resuelta la primera incógnita es mucho más sencillo decidirse.

Consideraciones sobre el presupuesto y el retorno de la inversión (ROI)

El presupuesto también es importante, es decir, a la hora de elegir una herramienta debes tener en cuenta no solo el coste de la licencia, sino la formación, infraestructura, el mantenimiento y la escalabilidad de la misma.

La importancia de la formación y el soporte técnico

Como ya hemos señalado, es importante tener en todo momento quienes serán los usuarios de la herramienta para que puedan sacarle el máximo partido. Por ello, es importante cuál es la formación base que necesitan los usuarios y contar con un proveedor que te ofrezca soporte técnico y documentación para resolver posibles problemas.

Integración con la infraestructura tecnológica existente

La herramienta debe poder integrarse con tu ecosistema actual. Es decir, con tus bases de datos, tus fuentes, la nube o el ERP…

El futuro de las herramientas de business intelligence

Inteligencia artificial (IA) y Machine Learning (ML) en BI

El BI en la actualidad es descriptivo, predictivo y prescriptivo, por lo que cada vez se hace más necesario que estas plataformas incorporen herramientas de IA para que la información pueda integrarse de manera automática, sugiera visualizaciones, cree modelos predictivos y permita realizar un análisis profundo de los datos.

BI en la nube (Cloud BI) y autoservicio

Con el avance de la tecnología, la mayoría de plataformas BI apuestan por la nube ya que permite escalabilidad, flexibilidad y un coste de entrada bajo. Por otro lado, permiten el acceso de distintos perfiles de personas a los datos para que puedan generar sus propios dashboards de forma que puedan colaborar a la hora de tomar decisiones.

Data storytelling y democratización del acceso a los datos

En el futuro, la clave será que los datos no solo existan, sino que se cuenten: el data storytelling (contar historias con datos) será cada vez más relevante para que los insights lleguen a todos los niveles de la empresa. Al mismo tiempo, con el autoservicio en BI, se democratiza el acceso al análisis, haciendo que más empleados puedan tener voz en las decisiones que se toman.