Director PMO y Manager PMO: Funciones Clave, Rol Estratégico y Perfil Profesional

¿Sabes cuáles son las funciones que puede llevar a cabo un PMO Manager y un Director PMO, porqué su rol es tan estratégico y cómo puedes llegar a convertirte en uno? Te damos toda la información que necesitas para poder mejorar tus competencias en dirección de proyectos y llegar a trabajar como PMO Manager o Director PMO.

¿Qué es una PMO y por qué es vital?

El PMO Manager y el Director PMO son los filares fundamentales de una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO). Aunque puedan desempeñar funciones similares, ambos presentan diferencias en sus roles para hacer el proyecto finalice de la manera correcta. Ambos son los encargados de optimizar los recursos de la organización para que el proyecto se alinee con la estrategia de la empresa, pero sus funciones dentro de la oficina son diferentes. Mientras que el PMO Manager realiza la gestión metodológica y operativa, el Director PMO tiene un rol estratégico y global que funciona como nexo de unión entre los proyectos y la dirección ejecutiva.

El propósito de una Oficina de Gestión de Proyectos en la empresa moderna

Para poder entender el papel de estas dos figuras, es necesario hacer referencia a la PMO (Project Management Office), un departamento que se encarga de coordinar de manera centralizada la gestión de todos los proyectos de una empresa u organización de forma que aporten valor estratégico, que las iniciativas se ejecuten de manera optimizada y que todas se encuentren alineadas con los objetivos de las entidades.

La PMO ayuda a mejorar la visibilidad del estado de los proyectos, estandarizar los procesos y hacer que los recursos se utilicen de la forma más eficiente segura. En muchas compañías que llevan a cabo proyectos en paralelo, por lo que una PMO ayuda a que se minimicen los riesgos, que la calidad sea la adecuada y que existan desviaciones.

Tipos de PMO y su impacto (soporte, control, directiva)

Para poder llevar a cabo distintos proyectos dentro de una compañía es necesario que existan distintos tipos de PMO. Así los principales, atendiendo a su grado de intervención en el proceso son:

• – PMO de soporte: tiene una función consultiva, es decir, es la encargada de ofrecer el apoyo y la formación a los Project Managers, les proporcionan buenas prácticas o plantillas que pueden utilizar, pero sin intervenir de manera directa en las decisiones.
• – PMO de control: es aquella que se encarga de definir los procesos que se van a llevar a cabo para que se cumplan los estándares establecidos. Es decir, se encarga de los procedimientos, las plantillas y los marcos de trabajo que se aplicarán en los proyectos.
• – PMO directiva: tienen un control total de proyecto, es decir se encarga de supervisar de manera directa la ejecución del proyecto y la toma de decisiones. En este sentido, los gestores del proyecto dependen de la PMO.

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Liderazgo en la PMO: definiendo los roles de manager y director

Ambas figuras desempeñan un papel de liderazgo dentro de la oficina, pero este tiene un rol diferente basado en el enfoque. Por tanto, el Manager PMO es la persona que se responsabiliza del funcionamiento de la oficina. Su labor es la de coordinar metodologías, hacer que se ejecuten los proyectos de forma eficiente y aporta soporte operativo cuando es necesario.

Por otro lado, el Director PMO es la persona encargada de establecer el vínculo entre el proyecto y la dirección de la empresa. Es decir, debe hacer que la estrategia corporativa esté compuesta por proyectos que sean viables y coherentes. Del mismo modo se ocupa de definir las prioridades en el proyecto, evaluar el impacto que puede tener la ejecución de los mismos para los objetivos del negocio y gestionar los recursos de manera transversal.

A pesar de que sus tareas son diferentes, estas dos figuras deben colaborar de manera estrecha para que exista una alineación adecuada entre el marco estratégico general de la empresa y el enfoque operativo que necesita el proyecto.

Funciones esenciales: el día a día del líder de la PMO

Para conocerlo más a fondo y saber cuáles son sus diferencias, es fundamental centrarse en las funciones esenciales que realizan cada uno de ellos. El PMO Manager debe ser capaz de establecer estándares y metodologías de gestión de proyectos, y además asegurarse de que se apliquen. Debe supervisar el cumplimiento de plazos costes y el alcance que puede tener cada una de las iniciativas que se lleven a cabo, analizando los riesgos y recursos disponibles para ello. Es fundamental que se redacten planes que permitan mitigar los riesgos que puedan surgir además de realizar informes de avance que irán dirigidos a la dirección. Por último, el PMO Manager también debe dar soporte a los Project Manager para ayudarles a poner en marcha buenas prácticas o solucionar los conflictos que puedan ir apareciendo.

El perfil ideal: competencias y habilidades del PMO Manager/Director

Por tanto, para poder desempeñar las funciones derivadas de su perfil, es necesario que los profesionales que lideran una PMO cuenten con una combinación de habilidades y competencias personales y conocimientos técnicos. Así, deberán ser capaces de realizar una gestión avanzada del proyecto aplicando metodologías como PMI, Agile o PRINCE2. Del mismo modo, debe tener la capacidad de conectar los proyectos con los objetivos empresariales o lo que es lo mismo, un pensamiento estratégico. Así mismo es importante que cuente con capacidad de liderazgo y gestión de equipos transversales, habilidades de comunicación y negociación y capacidad analítica que le permita un enfoque orientado a los resultados. Por otro lado, debe conocer las herramientas digitales que el ayudará a desempeñar sus funciones: MS Project, JIRA o herramientas de business intelligence.

La perspectiva externa: el rol del consultor PMO

Hay que tener en cuenta que el PMO puede ser una figura externa que se encarga de apoyar a la organización para que sea capaz de poner en marcha los proyectos, los evalúa y pueda contribuir a la transformación de la oficina de proyectos. Se trata de un profesional externo que se encarga de la realización de auditorías de funcionamiento además de proporcionar mejoras, realizar planes para poder en marcha los proyectos y en ocasiones, participar en la formación del personal aportando experiencia y benchmarking.

Desarrollo profesional: ¿cómo llegar a ser un líder de PMO?

Si te han gustado las funciones y facetas que debe tener un líder PMO, deberás formarte correctamente ya que será necesario contar con una formación especializada, visión estratégica y experiencia para la ejecución de proyectos.

Por tanto, contar es imprescindible contar con la formación adecuada en cuanto a la gestión de proyectos. En este punto, cobran una especial relevancia las certificaciones PMP, Prince o Agile, todas con reconocimiento internacional y con un marco metodológico estandarizado. A ello es recomendable sumarle un masters especializado en dirección de proyectos para alcanzar los conocimientos necesarios para liderar una PMO.

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