Project Management Office (PMO): qué es y cómo desarrollarla

¿Has oído alguna vez hablar de una PMO? ¿Sabes en qué contexto se utiliza? La Project Management Office se puede usar tanto en grandes como en pequeñas empresas, ya que te permitirán un mayor control en cuanto a la supervisión de proyectos, optimización de recursos y por consiguiente, la mejora de la gestión de tu negocio. Te contamos en qué consiste y cómo puedes desarrollarla.

Qué es una PMO y cuáles son sus objetivos

Cuando hablamos de PMO (Project Management Office) lo hacemos para referirnos al departamento o grupo de trabajo encargado de realizar la gestión y supervisión de proyectos dentro de una empresa. Su papel y sus roles pueden ser diferentes según el tipo de organización, ya que en algunas tienen una función directiva y participan activamente en la gestión de los proyectos, y en otras ofrecen tan solo apoyo para fijar cuáles son los métodos y estándares que deben seguirse por parte de cada departamento de trabajo. Así, una PMO va a tener una serie de objetivos dentro de cualquier empresa:

• – Alineación de proyectos con la estrategia empresarial: es decir, deben ser capaces de garantizar que cada iniciativa dentro de la organización contribuya de forma directa a los objetivos estratégicos de la misma.
• – Optimizar la asignación de recursos y reducir riesgos: a través de la supervisión del personal, el presupuesto y la tecnología que hacen que los proyectos puedan ser más eficientes.
• – Establecer metodologías estandarizadas para la gestión de proyectos: dicho de otro modo, se encargan de definir marcos de trabajo y mejores prácticas, para que el enfoque sea coherente en toda la empresa.
• – Asegurar el cumplimiento de plazos, costes y calidad: son capaces de poner en marcha mecanismos de seguimiento y control para garantizar que los proyectos cumplan con los criterios establecidos.
• – Mejorar la comunicación y la coordinación entre los equipos: una PMO fomenta la colaboración y la transparencia en la gestión de proyectos.

Funciones y responsabilidades del Project Management Office

No hay una PMO igual y las funciones y responsabilidades de estos equipos de trabajo dependerá del tipo de empresa y la estructura que se ha establecido para ella. A pesar de ello, se puede señalar que hay algunas responsabilidades que son ineludibles cuando hablamos de una Project Management Office.

Son los encargados de supervisar el rendimiento de proyecto, es decir, definir y monitorizar KPIs que ayuden a conocer cómo se están ejecutando los proyectos y se hay áreas en las que es necesario aplicar mejoras. Del mismo modo, deben encargarse del diseño de las metodologías, herramientas y procedimientos que se aplicarán con el objetivo de que todos los proyectos se lleven a cabo de forma adecuada.

También serán los encargados de gestionar los recursos disponibles, ya sean humanos, tecnológicos o financieros para que sean eficientes. Será necesario que los planifiquen y distribuyan de tal manera que sea posible sacarles el mejor rendimiento, minimizando su derroche y haciendo que vayan encaminados a lograr que el proyecto prospere.

Por otro lado, son los responsables de formar a los responsables de proyectos en metodologías como PMBOK, PRINCE2 o Agile, para mejorar sus habilidades en la planificación y ejecución. Del mismo modo, se encargan de la optimización del portafolio de proyectos para dar prioridad a cada uno de ellos atendiendo a su según su viabilidad, impacto en la organización y alineación con los objetivos estratégicos.

Otra de sus funciones pasa por la reducción de los riesgos al llevar a cabo el proyecto, ya que deben ser capaces de identificar, evaluar y mitigar los problemas que puedan surgir y que afecten a la ejecución del mismo a través de planes de contingencia.

A través de informes detallados, deben ser capaces de ofrecer a la dirección la información fundamental para el desarrollo del negocio que permita tomar decisiones estratégicas adecuadas para la empresa. Así mismo, también deberán asegurarse de que los proyectos cumplen con la normativa, regulaciones y estándares establecidos para evitar posibles sanciones o problemas legales.

Cómo desarrollar una PMO exitosa

Como ya hemos señalado una PMO puede ponerse en marcha en distintas empresas, independientemente del tamaño de las mismas, pero para que funcionen y lograr que sean efectivas, es fundamental que seas capaz de ceñirte a una serie de pasos encaminados a su desarrollo.

En primer lugar, es necesario que seas capaz de definir el tipo de PMO que necesitas, es decir, dependiendo del tipo de organización puedes decantarte por una PMO directiva que se encarga del control total del proyecto, una PMO de control para auditar el cumplimiento de los estándares o una PMO de soporte que te ayude a fijar las guías y metodologías que debes seguir sin que esto afecte a tu gestión.

Una vez decidido este punto, es imprescindible que seas capaz de definir cuáles son los objetivos de la PMO, es decir, que esperas conseguir con ella, siempre en correlación y alineación con la estrategia empresarial. De este modo, podrás medir cuál es su impacto y justificar su existencia en la empresa.

Tras ello, será necesario que selecciones las herramientas tecnológicas que necesites, es decir, el software de gestión que te va a permitir realizar la planificación, el control y la monitorización en tiempo real de todo el proyecto.

Poner en marcha una PMO requiere de la capacitación del equipo que va a formar parte de ella, es decir, los gestores de proyectos deben estar formados en metodologías y herramientas de PMO con actualizaciones constantes.

Es fundamental también que seas capaz de medir el rendimiento de la PMO a través de la definición de los KPI específicos para conocer el número de proyectos que se pueden completar en tiempo real, cuáles son sus costes optimizados y las posibles mejoras que podrás aplicar con respecto a la eficiencia operativa.

Para poder poner en marcha una PMO es imprescindible contar con el respaldo de la dirección de la empresa para que esta pueda operar de una forma adecuada. Por último es fundamental que sepas que una PMO debe adaptarse a la organización y evolucionar de manera constante para ajustar sus funciones a los cambios que puedan darse en la empresa tanto en la estrategia como a nivel operativo.

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Herramientas y tecnologías para la oficina de gestión de proyectos

Las herramientas y las tecnologías que utilices para gestionar tus proyectos a través de una PMO, te ayudarán a mejorar la eficiencia de la misma y por tanto, la gestión de los proyectos planteados. Aunque en la actualidad encontrarás muchas plataformas y herramientas que te permiten hacerlo, te mostramos una selección de las más utilizadas y las funciones que tiene cada una de ellas para que puedas elegir las que más se adapten a tus necesidades:

• – Microsoft Project: software para la planificación, seguimiento y control de proyectos con funcionalidades de análisis.
• – Trello: plataforma basada en tableros y listas, ideal para la gestión de tareas en equipos ágiles.
• – Jira: especializado en metodologías como Scrum y Kanban, se usa principalmente en proyectos de desarrollo de software.
• – Asana: interfaz intuitiva para la gestión de tareas, facilitando la asignación de responsabilidades y el seguimiento de avances.
• – Monday.com: plataforma que permite la gestión de proyectos con flujos de trabajo personalizables e informes de desempeño.
• – ClickUp: permite gestionar tareas, flujos de trabajo y comunicación entre equipos en una sola plataforma.
• – Smartsheet: combina hojas de cálculo con herramientas de gestión de proyectos, lo que hace que una buena opción para la planificación colaborativa y el seguimiento de actividades.
• – Wrike: herramienta colaborativa que ofrece visibilidad en tiempo real del progreso del proyecto y facilita la asignación de recursos.